En plena era de la transformación tecnológica de la administración pública, la Universidad Nacional Santiago Antúnez de Mayolo (UNASAM) continúa operando sus procesos administrativos bajo esquemas precarios y manuales. El Órgano de Control Institucional (OCI) emitió el Informe de Orientación de Oficio N° 012-2026-OCI/0213-SOO, tras evaluar del 5 al 13 de agosto de 2026 la gestión de los flujos institucionales en la sede ubicada en Independencia, Huaraz.
El informe concluyó formalmente que la casa de estudios carece por completo de un sistema de trámite documentario digital que garantice la derivación electrónica, el seguimiento y la trazabilidad de los expedientes, limitando la transparencia y la celeridad administrativa.
La propia administración universitaria admitió su incapacidad digital frente a los requerimientos del ente de control. A través del oficio emitido el 12 de agosto de 2026, el jefe de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central, Wilder Rondan Rojas, reconoció expresamente que la recepción se efectúa de forma rudimentaria mediante un correo electrónico institucional de Mesa de Partes y que no cuentan con un sistema informático exclusivo de trámite documentario para automatizar los flujos.
Asimismo, la dependencia confesó que los documentos recibidos son anotados en una hoja de cálculo Excel para derivarse físicamente mediante la firma de cargos impresos en papel, orientando a los usuarios para que ellos mismos tengan que peregrinar presencialmente entre las oficinas a fin de rastrear la ubicación de sus expedientes.
La comisión de control examinó directamente las planillas de registro en Excel empleadas por la institución en agosto de 2026, constatando cómo oficios de fiscalización, requerimientos judiciales sobre obligaciones de dinero, invitaciones interinstitucionales, solicitudes de reincorporación y expedientes estudiantiles circulan bajo este mecanismo manual y artesanal. Para la Contraloría, esta práctica contraviene abiertamente los mandatos del Decreto Legislativo N° 1412 —Ley de Gobierno Digital— y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, normas que exigen a las entidades del Estado garantizar servicios no presenciales, automáticos, integrados, accesibles y orientados a la reducción de barreras para el ciudadano.
La persistencia de esta gestión documental en papel y tablas de cálculo socava las metas institucionales de la propia universidad. La auditoría advirtió que la ausencia de un software corporativo impide a estudiantes, docentes y ciudadanos conocer el estado real de sus requerimientos en tiempo real y vulnera directamente el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2025-2030, cuyo objetivo estratégico OEI 4 impone modernizar la gestión institucional para satisfacer las demandas de los grupos de interés. La falta de trazabilidad electrónica no solo anula la eficacia de las dependencias universitarias, sino que expone los expedientes al extravío físico y a dilaciones injustificadas.
Ante la contundencia de las evidencias recabadas, la jefa del OCI, Miriam Nayda Palacios Palacios, notificó formalmente el informe el 19 de agosto de 2026 al rector de la UNASAM, Heraclio Fernando Castillo Picón. A través del oficio N° 000112-2026-CG/OC0213, la entidad fiscalizadora emplazó a la máxima autoridad universitaria a adoptar acciones correctivas de carácter urgente y le fijó un plazo improrrogable de cinco días hábiles para informar formalmente sobre las medidas adoptadas con miras a digitalizar sus servicios y superar el atraso administrativo que arrastra la institución.
